sharepoint document management system tutorial
Σε βάθος ανάλυση του συστήματος διαχείρισης εγγράφων του SharePoint, των εκδόσεων και των χαρακτηριστικών του:
Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε τι είναι το SharePoint, πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων του SharePoint, τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της χρήσης του SharePoint και διαφορετικούς τύπους λήψης.
Η διαχείριση ενός τεράστιου τεκμηρίωσης σε οποιονδήποτε οργανισμό μπορεί να είναι πολύ εξαντλητική τόσο ως προς τον χρόνο όσο και ως προς την εργασία και μπορεί ακόμα να είναι επιρρεπής σε λάθη. Ωστόσο, είναι σημαντικό να διατηρήσετε όλα τα έγγραφα στη θέση τους για την ομαλή εκτέλεση του έργου.
Όλοι οι οργανισμοί χρειάζονται ένα ισχυρό σύστημα για να διατηρούν την τεκμηρίωσή τους αποθηκευμένη με ασφάλεια και σωστή σειρά. Ας εμβαθύνουμε σε ένα από τα πιο ισχυρά συστήματα διαχείρισης εγγράφων που παρέχονται από το προϊόν SharePoint-a Microsoft.
Τι θα μάθετε:
- Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων;
- Τι είναι το SharePoint;
- Προϋποθέσεις για τη δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων στο SharePoint
- Δημιουργία συστήματος διαχείρισης εγγράφων στο SharePoint
- Χαρακτηριστικά του συστήματος διαχείρισης εγγράφων του SharePoint
Τι είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων;
Το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων είναι ένα λογισμικό, το οποίο ελέγχει και παρακολουθεί τον πλήρη κύκλο ζωής των εγγράφων. Ο κύκλος ζωής ενός εγγράφου έχει διάφορα βήματα σε αυτό, από την αρχή έως την απενεργοποίησή του.
πώς να ανοίξετε το αρχείο .dat στα παράθυρα
Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, ένα έγγραφο που δημιουργείται μπορεί να αποθηκευτεί και να εντοπιστεί σε κάθε έκδοση του ίδιου, καλύπτοντας κάθε μεταβαλλόμενη δυνατότητα του εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων όλων των λεπτομερειών της τροποποίησης, της αναθεώρησης και της χρήσης του.
Τι είναι ο κύκλος ζωής του εγγράφου;
Τα πέντε βασικά βήματα ενός κύκλου ζωής εγγράφων είναι:
1) Προγραμματισμός
Η φάση σχεδιασμού είναι όπου σχεδιάζεται ένα σχέδιο για το τι πρέπει να περιέχει το έγγραφο. Ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να δομηθεί το έγγραφο εξετάζεται και συλλέγονται τα απαραίτητα δεδομένα για τη δημιουργία του εγγράφου
2) Δημιουργία
Σε αυτό το στάδιο, δημιουργείται και αριθμείται μια πρόχειρη έκδοση του εγγράφου. Για παράδειγμα - έκδοση 1.0; κατά τη διάρκεια του οποίου ο συγγραφέας δημιουργεί το έγγραφο έτοιμο για έλεγχο.
3) Επανεξέταση
Σε αυτό το βήμα, η πρόχειρη έκδοση ή η πρώτη έκδοση του εγγράφου μεταβιβάζεται σε έναν αναθεωρητή. Ο κριτικός εξετάζει προσεκτικά το έγγραφο και προτείνει τυχόν αλλαγές που απαιτούνται.
4) Τροποποίηση
Κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας, ο συγγραφέας ή μερικές φορές ένας συντάκτης συμφωνεί για τις απαιτούμενες αλλαγές και εργάζεται στο έγγραφο για να ενσωματώσει τις αλλαγές.
5) Έγκριση
Αυτό είναι το τελευταίο βήμα, κατά τη διάρκεια του οποίου το έγγραφο εισέρχεται για έγκριση από ειδικό εμπειρογνώμονα που είναι εξουσιοδοτημένος να το αποσυνδέσει.
Τα παραπάνω βήματα ενός κύκλου ζωής ενός εγγράφου μπορεί να περιλαμβάνουν περισσότερα βήματα, με βάση τους όρους του οργανισμού και την ικανότητα του έργου. Ένας τόσο περίπλοκος κύκλος ζωής ενός εγγράφου μπορεί να αντιμετωπιστεί με ευκολία χρησιμοποιώντας ένα ισχυρό εργαλείο όπως το SharePoint.
Στην επόμενη ενότητα, θα δούμε τι είναι το SharePoint και πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση εγγράφων;
Το SharePoint είναι μια συνεργατική πλατφόρμα που επιτρέπει την παράλληλη χρήση και δραστηριότητες πολλαπλών χρηστών σε οργανισμούς να αποθηκεύουν και να διαχειρίζονται απλές έως πολύπλοκες λύσεις διαχείρισης δεδομένων.
Το SharePoint κυκλοφόρησε το 2003 από τη Microsoft. Από την ίδρυσή της, η Microsoft έχει αναπτύξει διάφορες εκδόσεις προϊόντων και λήψεων του SharePoint για να ικανοποιήσει διάφορες ανάγκες των πελατών.
1) SharePoint Online
Πρόκειται για μια υπηρεσία που βασίζεται σε σύννεφο, η οποία επιτρέπει σε μια επιχείρηση να εγγραφεί σε υπηρεσίες SharePoint Online και να διατηρεί συναλλαγές εγγράφων με όλους τους ενδιαφερόμενους χρησιμοποιώντας την πλατφόρμα cloud, αντί να εγκαταστήσει το SharePoint τοπικά στις εγκαταστάσεις.
2) Διακομιστής SharePoint
Με βάση τις επιχειρηματικές ανάγκες, το SharePoint μπορεί να εγκατασταθεί και να αναπτυχθεί εσωτερικά χρησιμοποιώντας την έκδοση του SharePoint Server.
Εκτός από τους παραπάνω δύο τύπους λήψεων, υπάρχουν μερικές άλλες διαθέσιμες εκδόσεις.
ο Ίδρυμα SharePoint , η οποία είναι παλαιότερη έκδοση του SharePoint, διαθέσιμη μόνο στο SharePoint 2013. Αυτό εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως. Επίσης, υπάρχει Σχεδιαστής SharePoint 2013 χρησιμοποιείται για τη δημιουργία λύσεων με δυνατότητα ροής εργασίας. Το δημοφιλές OneDrive, το οποίο έχει την έκδοσή του για επιχειρήσεις που ονομάζεται OneDrive Business sync.
Έτσι, με βάση την απαίτηση και την ικανότητα της επιχείρησης, οι πελάτες μπορούν να κατεβάσουν την αντίστοιχη έκδοση του SharePoint για να καλύψουν τις ανάγκες τους.
Σε αυτήν την ενότητα, θα δούμε πόσο ωφέλιμο είναι για έναν οργανισμό να επιλέξει το SharePoint για τη διαχείριση εγγράφων του.
Πλεονεκτήματα της χρήσης του SharePoint για τη διαχείριση εγγράφων:
1) Υψηλή ασφάλεια και ακεραιότητα
Οι δυνατότητες ασφαλείας του Microsoft SharePoint είναι τόσο ισχυρές, που ο χρήστης δεν θα χρειαστεί ποτέ να ανησυχεί για μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε διαβαθμισμένα αρχεία πληροφοριών ή για αποτυχημένη ακεραιότητα της εφαρμογής.
2) Φιλικό προς τον χρήστη
Το SharePoint έχει δημιουργηθεί, έχοντας κατά νου όλα τα επίπεδα ενδιαφερόμενων μερών που μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαλείο, και ως εκ τούτου έχει σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι εύκολο στη χρήση για όλους τους χρήστες.
3) Διαχείριση με ένα σύνολο
Το SharePoint διαθέτει μια κονσόλα για κεντρική διαχείριση, χρησιμοποιώντας την οποία η διαχείριση θα έχει πρόσβαση για να προσαρτά τις λειτουργίες, τις ρυθμίσεις και τη διαμόρφωσή της με πλήρη έλεγχο.
4) Προσαρμογή
Το επίπεδο προσαρμογής που παρέχεται από το SharePoint στους προγραμματιστές είναι πολύ μεγάλο, χρησιμοποιώντας αυτό. το εργαλείο μπορεί να τροποποιηθεί και να προσαρμοστεί πλήρως σύμφωνα με τις επιχειρηματικές απαιτήσεις.
5) Συνεργασία
Αυτή είναι η καλύτερη και μία από τις πιο σημαντικές δυνατότητες του SharePoint που βοηθά όλους τους χρήστες του SharePoint στην επιχείρηση να παραμείνουν συνεργάτες και να ενημερώνονται και να παραμένουν ενημερωμένοι με κάθε φάση του Κύκλου Ζωής Εγγράφων. Η τελευταία έκδοση του SharePoint παρέχει επίσης ροή πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο.
Ανεξάρτητα από το πόσο καλό είναι ένα σύστημα θα υπάρχουν πάντα κάποια μειονεκτήματα. Όμως, είναι σημαντικό για τον χρήστη να καθορίσει τις προτεραιότητες και τις απαιτήσεις χρήσης για να σταθμίσει τα πλεονεκτήματα έναντι των μειονεκτημάτων.
Μειονεκτήματα της χρήσης του SharePoint για διαχείριση εγγράφων:
1) Βασισμένο στον Ιστό
Όπως γνωρίζουμε, η πρόσβαση στο SharePoint χρειάζεται το Διαδίκτυο, το οποίο χρειάζεται ένα συμπαγές δίκτυο, και ακόμη και μια σταθερή σύνδεση δικτύου είναι επιρρεπής σε μερικές φορές να αποτύχει. Σε τέτοιες στιγμές, η χρήση του SharePoint καθίσταται αδύνατη λόγω της εξάρτησής του από το Διαδίκτυο.
2) Πακέτο πολλών εργασιών
Γνωρίζουμε ότι το SharePoint έχει περισσότερες δυνατότητες από την απλή αποθήκευση εγγράφων, όπως αυτοματοποιημένες ροές εργασίας κ.λπ. Επομένως, για μια μικρή επιχείρηση που χρειάζεται απλώς ένα εργαλείο αποθήκευσης εγγράφων στο διαδίκτυο, υπάρχουν άλλα πιο κατάλληλα εργαλεία στην αγορά.
3) Συνδρομή
Κάθε νέος υπάλληλος που έχει πρόσβαση στο SharePoint, χρειάζεται μια πληρωμή για τη συνδρομή του κάθε μήνα, κάτι που θα μπορούσε να αποδειχθεί ακριβό για οργανισμούς με λιγότερες απαιτήσεις και χαμηλότερους προϋπολογισμούς.
Πριν δημιουργήσουμε και εμβαθύνουμε στις πτυχές πλοήγησης της διαχείρισης δεδομένων στο SharePoint, εδώ βλέπουμε τις απαιτήσεις που πρέπει να ισχύουν:
1) Προσδιορίστε το τύπος εγγράφων που θα πάει στο σύστημα:
Με βάση τον τύπο του εγγράφου που μπαίνει στο σύστημα, οι χρήστες θα μπορούν να ρυθμίσουν ένα πρότυπο για κάθε τύπο εγγράφου, έτσι ώστε να είναι έτοιμο για χρήση.
δύο) Παραθέστε το είδος πληροφοριών που πρέπει να συλλέγονται για κάθε έγγραφο:
Είναι πολύ σημαντικό να έχετε στη διάθεσή σας τα Μεταδεδομένα για το μεταφορτωμένο έγγραφο, επομένως, είναι απαραίτητο να απαριθμήσετε και να ρυθμίσετε τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν για μεταδεδομένα, έτσι ώστε όλοι οι χρήστες να έχουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τα μεταφορτωμένα έγγραφα. Επίσης, βάσει αυτού, θα μπορούσε να αποφασίσει το τοποθεσία ή το μονοπάτι , όπου το έγγραφο τοποθετείται στο σύστημα
πώς να μπείτε στις δοκιμές qa
3) Δουλεύω με Μεταδεδομένα :
Σε αντίθεση με την παραδοσιακή ρύθμιση φακέλων και υποφακέλων που καταλαμβάνουν τεράστια μνήμη και εξακολουθούν να μην διατηρούν τα πάντα οργανωμένα, όπως αναμένεται, στο SharePoint χρησιμοποιούμε τα Μεταδεδομένα για να το κάνουμε πιο συστηματικό και πιο προσβάσιμο.
Λοιπόν, ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο ορίζουμε το σύστημα SharePoint σύμφωνα με τα Μεταδεδομένα - Κάθε έγγραφο που ανεβάζετε πρέπει να φέρει ετικέτα με τα κατάλληλα και προκαθορισμένα μεταδεδομένα. Με αυτό, η αναζήτηση με λέξεις-κλειδιά δίνει τα πιο κατάλληλα / ακριβή αποτελέσματα.
4) Περιεχόμενο Τύποι:
Είναι επίσης σημαντικό να οργανώσετε τους τύπους περιεχομένου στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Ένας τύπος περιεχομένου δεν είναι παρά κυριολεκτικά - ο τύπος περιεχομένου. Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα έγγραφα με βάση τον τύπο του περιεχομένου που έχετε.
Για παράδειγμα: Εάν υπάρχουν δέκα μετρήσεις εγγράφων λέξεων που είναι HLD, πέντε φύλλα excel δοκιμαστικών περιπτώσεων και δύο μετρήσεις εγγράφων λέξεων δοκιμαστικών σχεδίων, τότε, με βάση τον τύπο του περιεχομένου, μπορούν να ταξινομηθούν. Σε περισσότερους όρους του SharePoint, οι Τύποι περιεχομένου περιέχουν τους τύπους μεταδεδομένων στους οποίους το περιεχόμενο ταξινομείται βάσει.
Οι τύποι περιεχομένου μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν για διαφορετικά σενάρια και απαιτήσεις. Στις ρυθμίσεις του SharePoint, υπάρχουν πολλές επιλογές για τη δημιουργία νέων τύπων περιεχομένου και για να συμπεριληφθεί επίσης ο τύπος περιεχομένου σε μια ομάδα με δυνατότητα αναζήτησης για μελλοντική χρήση.
5) Πρόσβαση ελέγχου :
Με βάση τα παραπάνω σημεία, το έλεγχος πρόσβασης μπορεί να δοθεί, για να επιτρέπεται στους χρήστες να διατηρούν τα έγγραφά τους ασφαλή και προσβάσιμα μόνο σε επιλεγμένους χρήστες.
Επίσης, δημιουργία ρόλων Για διαφορετικούς χρήστες με διαφορετικούς βαθμούς ελέγχου του εγγράφου (δημιουργία, έλεγχος, διαγραφή και έγκριση του εγγράφου κ.λπ.) είναι δυνατή.
6) Το SharePoint 2013 ενσωματώνει επίσης Πολιτικές για έγγραφα που να διασφαλίζουν ότι πληροί τις εταιρικές οδηγίες και τις νομικές απαιτήσεις.
(εικόνα πηγή )
Αυτή η ενότητα εξηγεί τον τρόπο μεταφόρτωσης αρχείων στο σύστημα SharePoint και τις δυνατότητες χρήσης των αρχείων.
1) Με το SharePoint's εύχρηστο περιβάλλον εργασίας , ένα αρχείο μπορεί να μεταφορτωθεί χρησιμοποιώντας απλώς τη λειτουργία «μεταφόρτωση» ή το κουμπί μεταφόρτωσης. Ακριβώς με τον τρόπο που επιλέγετε ένα αρχείο για να το επισυνάψετε σε ένα email.
δύο) Μετά τη μεταφόρτωση του εγγράφου, πολλά οι συμμετοχές μπορούν να συμπληρωθούν με βάση το έργο . Για παράδειγμα, εάν πρόκειται για ένα έργο με πολλές ενότητες, τότε μπορείτε να έχετε πεδία για να γεμίσετε λεπτομέρειες για να υποδείξετε σε ποια ενότητα ανήκει το αρχείο.
3) Αφού συμπληρώσετε όλες τις λεπτομέρειες, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο και το αρχείο μεταφορτώνεται στο σύστημα με μερικά αυτόματα συμπληρωμένα μεταδεδομένα όπως, ποιος δημιούργησε το αρχείο, πότε δημιουργήθηκε το αρχείο, αριθμός έκδοσης κ.λπ. και μερικά συμπληρωμένα δεδομένα όπως τα στοιχεία της ενότητας κ.λπ.
4) Κάθε φορά που ένα έγγραφο τροποποιείται, η έκδοση παρατίθεται στο ιστορικό του και οι χρήστες μπορούν να δουν το ιστορικό έκδοσης του εγγράφου - είτε μόνο για να το δείτε είτε για να επαναφέρετε το αρχείο σε μια συγκεκριμένη προηγούμενη έκδοση.
5) Μετά τη μεταφόρτωση του εγγράφου στο SharePoint, υπάρχει πάντα ένας σύνδεσμος που δημιουργείται για κάθε αρχείο. Αυτό ο σύνδεσμος μπορεί να κοινοποιηθεί για δύο σκοπούς - για προβολή ή επεξεργασία.
6) Εάν έχετε το Office 365, μπορείτε επίσης αναζήτηση για οποιοδήποτε έγγραφο στο SharePoint με τη λειτουργία αναζήτησης στην τοπική μηχανή.
7) Τα έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν, να τροποποιηθούν και να διαγραφούν με τα κατάλληλα δικαιώματα, ανά πάσα στιγμή με βάση τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές απαιτήσεις ή ανάγκες.
Όταν δημιουργείται ένα αρχείο εγγράφου για ένα έργο που έχει συνεχή βελτίωση και αλλαγές, η τροποποίηση του σχετικού εγγράφου γίνεται επίσης μια συνεχής διαδικασία. Πριν από μια δεκαετία, ακόμη και με τη χρήση τεχνολογίας αιχμής, ενώ πολλοί χρήστες μπορούσαν να έχουν πρόσβαση σε κοινόχρηστους φακέλους και μονάδες δίσκου, μόνο ένα άτομο - ο διαχειριστής, θα έχει το δικαίωμα να κάνει οποιεσδήποτε αλλαγές στα αρχεία στις κοινόχρηστες μονάδες δίσκου, κάτι που θα ήταν ανεπαρκές .
Σήμερα, με τη χρήση του SharePoint, έχουμε πολλές ενδιαφέρουσες δυνατότητες που δίνουν ίσες ευκαιρίες σε όλους τους συνδρομητές του, να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις των ρόλων τους, χωρίς να χρειάζεται να διακυβεύσουν τη δική τους εργασία ή εργασία που γίνεται από άλλο άτομο στο έγγραφο.
Ακολουθούν μερικές δυνατότητες που κάνουν το SharePoint ενδιαφέρον:
1) Εκδόσεις
Το SharePoint επιτρέπει σε κάθε χρήστη να διαβάσει ή να κάνει αλλαγές στο ίδιο αρχείο εγγράφου και δίνει σε κάθε έκδοση του εγγράφου έναν μοναδικό αριθμό έκδοσης, συνοδευόμενο από σχόλια χρήστη, αναφέροντας τις αλλαγές που έχουν γίνει σε αυτό το στάδιο ή σε αυτήν την έκδοση του εγγράφου.
2) Κλείδωμα του αρχείου
Ένα άτομο που χρησιμοποιεί ένα αρχείο για να το τροποποιήσει κλειδώνει το αρχείο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Check-out, έτσι ώστε να μην υπάρχει σύγκρουση στη διατήρηση της σωστής έκδοσης του αρχείου και κάθε αλλαγή που πραγματοποιείται καταγράφεται σωστά στη σειρά.
Αφού το άτομο τελειώσει τη δουλειά με το αρχείο, χρησιμοποιεί τη λειτουργία Check-in για να ξεκλειδώσει το αρχείο, για να επιτρέψει σε έναν άλλο χρήστη να πάρει τον ίδιο έλεγχο.
πώς μπορώ να ανοίξω αρχεία apk
Για παράδειγμα, εάν ο χρήστης Α πρέπει να τροποποιήσει τα δεδομένα στο αρχείο X και ο χρήστης Β έχει επίσης το καθήκον να τροποποιήσει το ίδιο αρχείο. Ο χρήστης A έχει πρόσβαση στο αρχείο X στο SharePoint τη στιγμή 00:01 και ο χρήστης Β έχει πρόσβαση σε αυτό τη στιγμή 00:03, και στη συνέχεια ο χρήστης Α έχει πρόσβαση σε αυτό, κάνει check-out για να τροποποιήσει το αρχείο, ώστε ο χρήστης Β να μην μπορεί να το τροποποιήσει ταυτόχρονα χρόνος. Μόλις τελειώσει, ο χρήστης Α κάνει check-in. Μετά το check-in από τον χρήστη A, ο χρήστης B ειδοποιείται, οπότε μπορεί πλέον να έχει πρόσβαση σε αυτό, να κάνει check-out και να κάνει την τροποποίησή του και μετά το Check-in μόλις ολοκληρωθεί.
3) Μεταδεδομένα
Το SharePoint παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση ενός αρχείου όπως - πότε τροποποιήθηκε το αρχείο, ποιος τροποποίησε το αρχείο, εάν η τελευταία τροποποίηση έχει εγκριθεί ή όχι, σύνδεσμος προς το έγγραφο κ.λπ. Αυτή η λεπτομερής κατάσταση του εγγράφου βοηθά κάθε οι ενδιαφερόμενοι επιχειρήσεις που έχουν πρόσβαση στο αρχείο, αποκτούν μια πλήρη εικόνα για την τρέχουσα κατάσταση.
συμπέρασμα
Το SharePoint Document Management System είναι ένα συνεργαζόμενο αποθετήριο αρχείων, είτε πλατφόρμες που βασίζονται σε σύννεφο είτε διακομιστές, είναι εύκολο στη χρήση και διαθέτει ενσωματωμένες δυνατότητες ασφαλείας.
Παρόλο που ενδέχεται να υπάρχουν πολλά τέτοια εργαλεία στην αγορά, τα οποία μπορεί να είναι λιγότερο ακριβά και ευκολότερα στη χρήση, το SharePoint της Microsoft διαθέτει εξαιρετικές δυνατότητες για ένα ισχυρό Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων.
Συνιστώμενη ανάγνωση
- Εκμάθηση έκλειψης σε βάθος για αρχάριους
- 10 καλύτερα συστήματα διαχείρισης εγγράφων για καλύτερη ροή εργασίας
- Εκπαιδευτικό πρόγραμμα SVN: Διαχείριση πηγαίου κώδικα χρησιμοποιώντας ανατροπή
- Tutorial Bugzilla: Εργαλείο Διαχείρισης Ατελειών
- TutLink Tutorial: Ένας οδηγός Layman για TestLink Test Management Tool (Tutorial # 1)
- TestLink Tutorial 4 - Δοκιμή μετρήσεων, διαχείριση λέξεων-κλειδιών, προσαρμοσμένα πεδία και γραφήματα αναφοράς δοκιμής
- Εκπαιδευτικός οδηγός JIRA: Διαχειριστής και διαχείριση χρηστών JIRA
- Εγχειρίδιο IBM Rational Team Concert Defect Management Tool