Μενού

Τρόπος εγγραφής αποτελεσματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα QA (ή σε οποιαδήποτε) (Συμπεριλαμβάνεται δείγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)

  • Κύριος
  • Δεξιότητες Ομάδας Qa
  • Τρόπος εγγραφής αποτελεσματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα QA (ή σε οποιαδήποτε) (Συμπεριλαμβάνεται δείγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)

how write effective emails qa

Δοκιμάστε Το Όργανο Μας Για Την Εξάλειψη Των Προβλημάτων

Ποιο είναι το πρώτο πράγμα που κάνουμε όταν φτάσουμε στη δουλειά (ή μερικές φορές μόλις ξυπνήσουμε); - Ελέγξτε το email, σωστά; Μερικές φορές δεν ξέρουμε πώς θα είναι η μέρα μας μέχρι να διαβάσουμε σωστά κάθε email στα εισερχόμενα.

Σε πολλά από τα προηγούμενα άρθρα μας, έχουμε επισημάνει τη σημασία του καλού Δεξιότητες επικοινωνίας για να μεταφέρετε αποτελεσματικά το μήνυμά σας στο κοινό που θέλετε - ένα από τα σημαντικότερα Μαλακές δεξιότητες για δοκιμαστές .

Σε αυτό το άρθρο, θα επικεντρωθούμε σε μια συγκεκριμένη ενότητα γραπτής επικοινωνίας - Email.

Πώς να γράψετε αποτελεσματικά email

Μοιραζόμαστε μερικές συμβουλές και κόλπα για να κάνουμε την επικοινωνία μέσω email πιο ομαλή και πιο αποτελεσματική. Αυτό ισχύει για όλες τις ομάδες και όχι μόνο για την ομάδα QA.

Επικοινωνία μέσω email

Ας υποθέσουμε ότι λάβατε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Email # 1

Προς την: Ομάδα δοκιμών
Θέμα: Ενημέρωση QA
Σώμα:
Ομάδα,
Υπήρξε μια απροσδόκητη καθυστέρηση στην ανάπτυξη κώδικα στο περιβάλλον σταδιοποίησης. Για κάποιο λόγο, ο κωδικός αναμίχθηκε και δεν γνωρίζουμε πότε θα επιλυθούν αυτά τα ζητήματα. Θα πρέπει να αναβάλουμε τις δραστηριότητές μας, δεν γνωρίζουμε πότε. Γι 'αυτό, εμπλέξτε το y τους εαυτούς μας σε άλλες δραστηριότητες δοκιμών.

Το αίτημα αλλαγής CR0100H68 έχει προγραμματιστεί να χτυπήσει την παραγωγή μέχρι το τέλος αυτού του μήνα. Πηγαίνετε στο έγγραφο από το σημείο κοινής χρήσης και δώστε μου μια εκτίμηση.

Ευχαριστώ,
X, QA ομάδα.

Πιστεύετε ότι το email είναι αποτελεσματικό; Συγκρίνετε το με τα εξής:

Email # 2

Προς την: Ομάδα δοκιμών
Θέμα: Η ανάπτυξη κώδικα περιβάλλοντος σταδιοποίησης καθυστέρησε - επ 'αόριστον & ανάλυση CR0100H68- ανάγκη
Σώμα:
Γεια σας,
Σήμερα, έχω δύο ενημερώσεις για την ομάδα.

# 1) Τα θέματα ανάπτυξης του περιβάλλοντος σταδιοποίησης:

  • Λόγω απροσδόκητων λόγων, η ανάπτυξη κώδικα περιβάλλοντος Staging καθυστερεί - δεν υπάρχει ακόμη ETA. Πρέπει να αναβάλουμε τις δραστηριότητές μας σταδιοδρομίας μέχρι να έχουμε περαιτέρω ενημερώσεις.
  • Εργαστείτε για τη δημιουργία των προτύπων για τον έλεγχο ποιότητας έως ότου επιλυθεί.

# 2) Νέα ενημέρωση και εργασίες για αίτημα αλλαγής CR0100H68:

  • Αναμένεται να μεταδοθεί ζωντανά μέχρι το τέλος του μήνα.
  • Παρακαλώ ανατρέξτε στα έγγραφα και ενημερώστε με τις ακόλουθες λεπτομέρειες από την EOD αύριο.

- Πόσα σενάρια δοκιμής χρειαζόμαστε;
- Πόσο από τα υπάρχοντα έγγραφα θα πρέπει να αλλάξουμε;
- Πόσος χρόνος για να γράψετε τη νέα τεκμηρίωση;
- Απαιτήσεις δεδομένων δοκιμής;
- Χρόνος εκτέλεσης δοκιμής;

Ευχαριστώ,
X, QA ομάδα.

Αν ήμουν παραλήπτης του Email # 1, αυτό θα συνέβαινε:

  • Ίσως να μην το ανοίξω αμέσως επειδή η γραμμή θέματος δεν κάνει τίποτα για να μεταφέρει τη σημασία του περιεχομένου του email.
  • Ακόμα κι αν το άνοιξα - ας το παραδεχτούμε, είναι μόνο ένα μεγάλο κομμάτι λέξεων. κουραστική, για να πούμε το λιγότερο.
  • Οι εργασίες που πρέπει να γίνουν ή οι προσδοκίες μου είναι αρκετά ασαφείς, οπότε πραγματικά δεν έχω ιδέα τι να κάνω.

Αλλά αν λάβω Email # 2:

  • Ξέρω τι είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - η γραμμή θέματος με βοηθά να μαντέψω σωστά τον τόνο του τι κοινοποιείται.
  • Το περιεχόμενο είναι σαφώς οργανωμένο σε κουκκίδες για να διευκολύνει την κατανόηση των πραγμάτων.
  • Όλες οι εργασίες που πρέπει να γίνουν και το ETA ορίζονται με σαφήνεια, ώστε να ξέρετε τι να κάνετε.

Στην ιδανική περίπτωση, θα χωρίζω το μήνυμα και θα στέλνω 2 ξεχωριστά email για τα δύο θέματα για τα οποία παρέχω ενημερώσεις.
Αλλά αυτή είναι η επιλογή σας.

Όπως μπορείτε να δείτε, η λήψη απλών μέτρων έχει βελτιώσει την ποιότητα της επικοινωνίας.

Οδηγίες που καθιστούν την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιο ομαλή και πιο αποτελεσματική

# 1) Οργανώστε τις σκέψεις σας προτού αρχίσετε να συνθέτετε το email.

#δύο) Χρησιμοποιήστε τη γραμμή θέματος προς όφελός σας - Ορίστε τον τόνο του περιεχομένου του email. Δώστε στους παραλήπτες μια ματιά, αν θέλετε, σε ό, τι είναι μέσα.

# 3) Χρησιμοποιήστε τη σημαία 'Σημαντικό' του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επισημάνετε μια κριτική επικοινωνία - αλλά και πάλι, να είστε συνετοί στην απόφασή σας σχετικά με το τι είναι σημαντικό. Για παράδειγμα, εάν ο έλεγχος δεν μπορεί να συνεχιστεί λόγω κάποιου σφάλματος και όλες οι ομάδες πρέπει να το γνωρίζουν - επισημάνετε το email ως σημαντικό.

# 4) Ορίστε με σαφήνεια την πρόθεση του Email. Υπάρχουν 3 βασικοί λόγοι για ένα email

  • Παρέχετε πληροφορίες - Να είστε ξεκάθαροι για αυτό που γράφετε. Κρατήστε το ξεκάθαρο, κρατήστε το απλό. Κρατήστε το συνοπτικό.
  • Ζητάτε πληροφορίες - Τι θέλετε, πότε θέλετε, πώς το θέλετε.
    Για παράδειγμα, Θα ήθελα ένα αντίγραφο του εγγράφου δοκιμαστικού σχεδίου από το EOD. Τοποθετήστε το ίδιο στον κοινό φάκελο έργου και ενημερώστε με . - Μια δήλωση όπως αυτή θα σας πει «Τι είναι το σχέδιο δοκιμών, πότε - EOD και πώς το τοποθετείτε στον κοινό φάκελο.
  • Αναγνώριση - Αυτά είναι μονόπλευρα και δεν έχουν πολλά. Συνήθως 'Ευχαριστώ' ή 'Τέλος'.

# 5) Προσπαθήστε να κάνετε ορθογραφικό έλεγχο. Οι περισσότερες εφαρμογές email συνοδεύονται από την επιλογή να εκτελούν αυτόν τον έλεγχο υποχρεωτικά κάθε φορά που αποστέλλεται ένα email.

τα καλύτερα δωρεάν καθαριστικά μητρώου για τα Windows 10

# 6) Όταν συμπεριλαμβάνεστε στη λίστα CC, αυτό σημαίνει ότι είναι FYI. Επομένως, απλώς πρέπει να γνωρίζετε τι συμβαίνει, αλλά δεν αναμένεται δράση από εσάς.

# 7) Μην χρησιμοποιείτε το 'Reply all' όταν δεν είναι απαραίτητο.

# 8) Για να αποφύγετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στείλει σε πολλούς παραλήπτες να 'απαντήσετε σε όλους', BCC όλες οι διευθύνσεις email.

# 9) Να είστε ευαίσθητοι. Όταν παρέχετε κριτική ή αρνητικά σχόλια για ένα άτομο ή ένα προϊόν, προσπαθήστε να το κάνετε μιλώντας απευθείας με το άτομο ή στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα μόνο άτομο.

Προτεινόμενη ανάγνωση = >> Εργαλεία δοκιμής γραμμής θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μερικές ακόμη συμβουλές για να αποφύγετε τις στιγμές «Ωχ»

# 1) Προσθέστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πεδία Προς, CC ή BCC στο τέλος μόλις συνθέσετε το Email και είστε ικανοποιημένοι με το περιεχόμενο που έχετε γράψει. Αυτό συμβαίνει επειδή, μερικές φορές, μπορεί να πατήσετε κατά λάθος 'αποστολή' πριν είστε έτοιμοι και καταλήξετε να είστε ο αποστολέας ενός ελλιπούς ή λανθασμένου email.

#δύο) Όταν συμβαίνει ότι στείλατε κατά λάθος ένα μισό πλήρες (ή μισό ημιτελές, ανάλογα με τη φιλοσοφική σας κλίση), υπάρχει μια επιλογή ανάκλησης για να κάνετε διορθώσεις.

# 3) Εάν είστε νέοι όταν γράφετε επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - προσπαθήστε να ζητήσετε από έναν φίλο να το διαβάσει για εσάς προτού το στείλετε και λάβετε τη γνώμη του.

# 4) Μην χρησιμοποιείτε μια συνομιλητική έκφραση ή ένα ιδίωμα εκτός εάν ξέρετε τι σημαίνει. Ίσως καταλήξετε να λέτε κάτι ενοχλητικό και ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόλις σταλεί, είναι σχεδόν εντυπωσιακό.

Ελπίζω πραγματικά να σας βοηθήσει να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μοιραστείτε τις εμπειρίες σας μαζί μας.

Έχετε άλλες συμβουλές; Δώστε τα σχόλιά σας και μη διστάσετε να σχολιάσετε παρακάτω.

Συνιστώμενη ανάγνωση

^