Μενού

Εκτελεστικές δεξιότητες, μισθός, αρμοδιότητες και άλλα

  • Κύριος
  • Αλλα
  • Εκτελεστικές δεξιότητες, μισθός, αρμοδιότητες και άλλα

executive assistant skills

Δοκιμάστε Το Όργανο Μας Για Την Εξάλειψη Των Προβλημάτων

Μάθετε για τους ρόλους και τις ευθύνες, τους μισθούς και τις βασικές δεξιότητες που απαιτούνται για να γίνετε επιτυχημένος εκτελεστικός βοηθός:

Ο ρόλος των Εκτελεστικών Βοηθών έχει εξελιχθεί τα τελευταία χρόνια. Με απλή απάντηση στις τηλεφωνικές κλήσεις και χαιρετισμό των επισκεπτών του γραφείου, έγιναν στρατηγικοί συνεργάτες, επιλυτές προβλημάτων και έμπιστοι έμπιστοι σήμερα. Έχουν μεγαλύτερη αξία τώρα από πριν. Η λειτουργία τους έχει μετατραπεί σε στρατηγικότερη από την υποστηρικτική.

Τα στελέχη σήμερα βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στους βοηθούς τους για πολύ περισσότερα από την απλή βοήθεια του διαχειριστή. Εξαρτώνται από τα EA τους για την τεχνική τους εμπειρία, τη στρατηγική συμβουλή και την κριτική ανάλυση των καταστάσεων επίσης. Ο ρόλος τους επεκτείνεται έως και σε πολλά πράγματα και ποικίλα ζητήματα όπως εσωτερικές επικοινωνίες, διαχείριση έργων, προγραμματισμός εκδηλώσεων κ.λπ.

Εκτελεστικές δεξιότητες βοηθού

Τι θα μάθετε:

Εκτελεστικός Βοηθός Ρόλοι και Ευθύνες

Η δουλειά τους περιγράφεται ως ο ρόλος της δύναμης. Έτσι, είναι αναπόφευκτο οι εκτελεστικοί βοηθοί να έχουν κάποια σειρά ειδικών δεξιοτήτων για να δουλέψουν σε όλα. Εάν σκοπεύετε να είστε ένα, εδώ είναι μια λίστα βασικών και βασικών δεξιοτήτων που πρέπει να διαθέτετε. Αλλά πριν από αυτό, πρέπει να γνωρίζετε ποιες είναι οι ευθύνες ενός εκτελεστικού βοηθού.

Ευθύνες εκτελεστικού βοηθού

Ευθύνες

(εικόνα πηγή )

Αν και ο ρόλος και οι ευθύνες ενός εκτελεστικού βοηθού έχουν αυξηθεί τα τελευταία χρόνια, ορισμένες από τις βασικές έχουν παραμείνει οι ίδιες.

Οι ευθύνες περιλαμβάνουν:

  • Προετοιμασία εγγράφων όπως οικονομικές εκθέσεις, τιμολόγια, σημειώματα, επιστολές, εκθέσεις κ.λπ.
  • Φροντίζοντας τις κλήσεις όπως απαιτείται, όπως απάντηση, δρομολόγηση ή μετάδοση μηνυμάτων.
  • Φροντίδα της βασικής τήρησης βιβλίων.
  • Συγκεντρώστε και αρχειοθετήστε αρχεία, εκθέσεις και έγγραφα εταιρείας.
  • Προετοιμασία εγγράφων για έλεγχο και παρουσίαση μετά από έρευνα και διεξαγωγή δεδομένων.
  • Βοηθήστε τα στελέχη να προετοιμαστούν για συναντήσεις.
  • Καταγραφή των πρακτικών της συνεδρίασης με ακρίβεια.
  • Καθορισμός ραντεβού.
  • Χρήση υπολογιστών για διάφορα έργα.
  • Κάνοντας ταξιδιωτικές ρυθμίσεις.
  • Διαχείριση βάσης δεδομένων, παραγγελία προμηθειών και εκτέλεση παρόμοιων καθηκόντων γραφείου.
  • Έλεγχος, ταξινόμηση και διανομή επικοινωνιών όπως φαξ, email, επιστολές κ.λπ.

Εκτελεστικός Βοηθός Μισθός

Μισθός

καλύτερος διαχειριστής εργασιών για τα Windows 10

(εικόνα πηγή )

Οι εκτελεστικές θέσεις βοηθού κατατάσσονται στη δεύτερη θέση στη λίστα με τις υψηλότερες θέσεις εργασίας στην αγορά και δεν χρειάζονται συγκεκριμένο βαθμό ή επίπεδο εκπαίδευσης. Ο μισθός ενός ΕΑ ποικίλλει σε διαφορετικούς κλάδους. Μπορούν να κερδίσουν από $ 55.000 έως πάνω από $ 70.000.

Λίστα δεξιοτήτων εκτελεστικού βοηθού

Το να είσαι εκτελεστικός βοηθός είναι μια απαιτητική δουλειά. Άρα, αν είσαι αδιάφορος σε αυτή τη δουλειά, υπάρχουν κάποιες βασικές δεξιότητες που πρέπει να έχεις.

Αυτές οι δεξιότητες εξηγούνται λεπτομερώς παρακάτω:

# 1) Μια τάση για συνομιλίες

Ένας εκτελεστικός βοηθός είναι σαν εκπρόσωπος και τα λόγια τους θεωρούνται αφεντικά. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητες οι εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας ενός επιπέδου εμπειρογνωμόνων με σωστές εθιμοτυπίες τηλεφώνου και στιλβωμένη γλώσσα. Πρέπει να είστε πειστικοί και να μπορείτε να βάλετε τα πάντα στο τραπέζι με ακρίβεια και σαφήνεια.

Συχνά οι βοηθοί πρέπει να αναλάβουν τους de-facto ρόλους των εσωτερικών επικοινωνιών για λογαριασμό των αφεντικών τους. Επίσης, τα στελέχη θέλουν να ελέγξουν τις ιδέες σας ή να λάβουν τη γνώμη σας για κάτι ζωτικό. Έτσι, πρέπει να είναι σε θέση να εκφράσουν ειλικρινά την άποψή τους.

# 2) Άψογες δεξιότητες για οργάνωση και προτεραιότητα

Αυτό είναι απόλυτο απαραίτητο για τους εκτελεστικούς βοηθούς καθώς έχουν έναν γρήγορο και συνεχώς μεταβαλλόμενο ρόλο. Επομένως, δεν έχουν την οικονομική δυνατότητα να χάσουν οποιαδήποτε στιγμή να είναι οργανωμένοι. Ένα καλό στέλεχος πρέπει να οργανωθεί άψογα.

Απαιτούν να δώσουν προτεραιότητα στις εργασίες ανάλογα με την εστίαση και να τις ολοκληρώσουν μία προς μία. Βοηθούν το αφεντικό τους στην ιεράρχηση των καθηκόντων και έτσι, πρέπει να κάνουν το ίδιο και πριν. Έτσι, τους επιτρέπει να βοηθήσουν το αφεντικό τους να ελαχιστοποιήσει την απόσπαση της προσοχής και να επικεντρωθεί μόνο στα πιο πιεστικά ζητήματα και δραστηριότητες που έχουν την υψηλότερη δύναμη.

Αυτό απαιτεί σωστή κρίση για να αποφασίσει τι χρειάζεται προσοχή και τι μπορείτε απλώς να κλείσετε. Ο βοηθός πρέπει να συνεργαστεί με το αφεντικό του για να δώσει προτεραιότητα στην εργασία. Για να είσαι καλός στην ιεράρχηση των μεγάλων στόχων σου πρέπει να είσαι σαφής γιατί χωρίς σαφείς στόχους δεν μπορείς να το κάνεις αυτό.

# 3) Πολλαπλές εργασίες

πολλαπλές εργασίες

(εικόνα πηγή )

Λοιπόν, το multitasking είναι ένας μύθος γιατί ο εγκέφαλός μας μπορεί να χειριστεί μόνο μια περίπλοκη εργασία κάθε φορά. Όμως, κάποιος βαθμός πολλαπλών εργασιών είναι απαραίτητος στο ρόλο ενός εκτελεστικού βοηθού. Τώρα, μπορείτε να το κάνετε συνδυάζοντας δύο απλές εργασίες.

Για παράδειγμα, βρίσκεστε σε κλήση και το άτομο που η άλλη πλευρά έχει θέσει σε αναμονή την κλήση σας. Αφιερώστε χρόνο για να απαντήσετε σε ορισμένα email ή να κάνετε τις κρατήσεις για ταξίδια. Πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στην εργασία σας και να τις ολοκληρώσετε μία προς μία. Όμως, η ανάμειξη κάποιων απρόσεκτων εργασιών θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

# 4) Ειδικευμένος στην τεχνολογία

Οι εκτελεστικοί βοηθοί πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τις δεξιότητες της τεχνολογίας, καθώς πρέπει να δημιουργούν αναφορές εταιρειών, να εκτελούν καταχωρίσεις δεδομένων, να διαχειρίζονται ημερολόγια κ.λπ. με το σύστημα διαχείρισης σχέσεων πελατών, εικονικό γραφείο βοήθειας και πλατφόρμα εξυπηρέτησης πελατών.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένας εκτελεστικός βοηθός πρέπει να έχει πλήρη γνώση των λειτουργικών συστημάτων, του λογισμικού, των προγραμμάτων περιήγησης και ούτω καθεξής.

# 5) Ένα μάτι για λεπτομέρειες

Οι επικοινωνίες συνεργατών και πελατών είναι ευαίσθητες, οπότε κατά τη διαχείριση τους, απαιτείται να είναι προσανατολισμένες στη λεπτομέρεια. Αυτό τους βοηθά να αποφύγουν τα λάθη πληκτρολόγησης και γραμματικά λάθη. Η παρακολούθηση των λεπτομερειών βοηθά επίσης σε άλλα έργα μαζί με τη διασφάλιση ότι παρέχετε αξιόπιστες και ακριβείς εισόδους εργασίας.

Τα λάθη όχι μόνο θα μειώσουν τη φήμη σας, αλλά θα κάνουν επίσης το αφεντικό σας να αμφισβητήσει την αξιοπιστία σας.

# 6) Αποφατικό και γρήγορο

Το να είσαι εκτελεστικός βοηθός είναι σαν να τρέχεις με γρήγορο ρυθμό όλη την ώρα. Δεν έχουν χρόνο να είναι αργοί ή ασαφείς. Πρέπει να είστε σε θέση να αξιολογήσετε την κατάσταση, να συλλέξετε τις απαραίτητες πληροφορίες, να κάνετε ερωτήσεις που έχουν σημασία και, στη συνέχεια, να ενεργήσετε γρήγορα.

Ίσως να μην έχετε πάντα όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, αλλά θα πρέπει πάντα να ενεργείτε με αυτοπεποίθηση και γρήγορα. Δεν θα έχετε την πολυτέλεια να περιμένετε για περισσότερη σαφήνεια ή χειρότερα, ακόμη και άδεια μερικές φορές.

Δεξιότητες ενός εξαιρετικού εκτελεστικού βοηθού

Υπάρχουν εκτελεστικοί βοηθοί και στη συνέχεια υπάρχουν εξαιρετικοί εκτελεστικοί βοηθοί. Οι εξαιρετικοί είναι αυτοί που έχουν κάποιες άλλες δεξιότητες εκτός από αυτές που αναφέρθηκαν παραπάνω.

# 1) Πόροι

Οι εκτελεστικοί βοηθοί καλούνται συχνά να κάνουν αδύνατες εργασίες. Και δεν μπορείτε να παραπονεθείτε επειδή είναι μέρος της εργασίας, έρχεται με την περιοχή. Πρέπει να έχετε συνδέσεις, άτομα από τα οποία μπορείτε να κερδίσετε χρήματα. Πρέπει να γνωρίζετε όλα τα σωστά μέρη για διαφορετικά πράγματα, ποιον να προσεγγίσετε, πώς να διαπραγματευτείτε και πού να κοιτάξετε. Αυτός είναι ο τρόπος που θα μπορείτε να τραβήξετε τα αδύνατα.

# 2) Μείνετε ήρεμοι

Ήρεμη υπό πίεση

(εικόνα πηγή )

Τα στελέχη έχουν συχνά θέσεις εργασίας υψηλής πίεσης και τα περισσότερα απαιτούν επίσης. Αυτή η πίεση και οι απαιτήσεις μεταβιβάζονται στους βοηθούς. Πολλές μέρες θα είναι σαν το τρυπάνι. Λοιπόν, πρέπει να κρατήσετε τον εαυτό σας ήρεμο. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος με τον οποίο θα μπορείτε να τηρείτε τις προθεσμίες και να ολοκληρώνετε τις εργασίες.

# 3) Εξετάστε τη μεγάλη εικόνα

Οι εκτελεστικοί βοηθοί συνεργάζονται με όλα τα επίπεδα υπαλλήλων και πολλαπλών τμημάτων. Για αποτελεσματικό χειρισμό πραγμάτων εκ μέρους του αφεντικού σας, πρέπει να έχετε καλή κατανόηση της επιχείρησης. Εάν δεν μπορείτε να καταλάβετε κάτι, κανονίστε μια ημερομηνία για μεσημεριανό γεύμα με κάποιον που το κάνει και μιλήστε μαζί του.

Μπορείτε επίσης να κάνετε το ίδιο με κάποιον από κάθε τμήμα. Θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε περισσότερες γνώσεις σχετικά με το πώς η ομάδα παίζει ζωτικό ρόλο στη μεγαλύτερη αποστολή της εταιρείας. Είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους δικτύωσης. Πρέπει να έχετε κάποια θεμελιώδη γνώση για τα πάντα, ώστε να μπορείτε να προσφέρετε ζωτικές γνώσεις στους προϊσταμένους και το αφεντικό σας.

# 4) Άκαμπτη διακριτική ευχέρεια

Τα στελέχη αντιμετωπίζουν συνεχώς ευαίσθητες πληροφορίες και αυτό σημαίνει ότι οι βοηθοί έχουν επίσης πρόσβαση σε αυτές. Όλες οι προνομιακές πληροφορίες πρέπει να αντιμετωπίζονται απαλά.

Η επιτυχία ενός εκτελεστικού βοηθού βασίζεται στην εμπιστοσύνη. Το να είσαι απρόσεκτος με ευαίσθητες πληροφορίες όχι μόνο μπορεί να σπάσει αυτή την εμπιστοσύνη αλλά και να κοστίσει τη δουλειά σου Και αν, έχετε κάνει λάθος ένα δελτίο, το έχετε. Ενημερώστε το αφεντικό σας πριν από οποιονδήποτε άλλο και επιλύστε μια θεραπεία για αυτό.

# 5) Προβλέψτε

Προσδοκώ

(εικόνα πηγή )

Οι εκτελεστικοί βοηθοί ευδοκιμούν όταν μπορούν να προβλέψουν τα πιθανά γεγονότα και να προβλέψουν τα προβλήματα, ακόμη και πριν μετατραπούν σε πλήρη προβλήματα. Θα πρέπει να είναι σε θέση να προβλέπουν επίσης την κατάσταση και προσωπικά.

Η περιστασιακή πρόβλεψη είναι όταν προβλέπετε τις πιθανότητες ενός προβλήματος να συμβεί και να ενεργείτε προληπτικά για να τα εμποδίσετε να συμβούν. Η προσωπική προσδοκία είναι να γνωρίζετε τις ιδιοσυγκρασίες και τις προτιμήσεις του αφεντικού σας. Και στα δύο σενάρια, πρέπει να μπορείτε να το σταματήσετε στο αρχικό στάδιο που θα σας σώσει αμέτρητους πονοκεφάλους στην πορεία.

# 6) Ευελιξία

Η δουλειά ενός εκτελεστικού βοηθού είναι μεγάλη και διαφορετική. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να περιστρέψετε 360 μοίρες αμέσως. Τα πράγματα αλλάζουν με το άγγιγμα των δακτύλων και οι βοηθοί πρέπει να προσαρμοστούν και να ανταποκριθούν ανάλογα.

Θα πρέπει να είναι σε θέση να αλλάξουν αυτό που επιδιώκουν γρήγορα. Για παράδειγμα, Μπορείτε να προσπαθείτε σκληρά να κάνετε κάτι, αμέσως το αφεντικό σας περπατάει και απαιτεί να ολοκληρώσετε επειγόντως κάποια άλλη εργασία. Πρέπει να είστε σε θέση να διακόψετε προσωρινά την εργασία για να ολοκληρώσετε τη νέα εργασία. Αλλά τότε πρέπει επίσης να είστε σε θέση να επιστρέψετε σε αυτό που κάνατε.

Τι κάνει έναν εκτελεστικό βοηθό Rockstar;

Το να είσαι εκτελεστικός βοηθός δεν είναι εύκολο, αλλά το να είσαι βοηθός rockstar χρειάζεται πολύ περισσότερα. Όταν είστε τόσο καλοί, το αφεντικό σας εξαρτάται από εσάς για πολλά πράγματα. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν μπορείτε να πέσετε πίσω ή να αργήσετε. Πρέπει να μείνετε ένα βήμα μπροστά και να είστε βοηθός rockstar.

# 1) Να είστε προληπτικοί

ενεργό

(εικόνα πηγή )

Για να είστε βοηθός rockstar, πρέπει να έχετε το δικό σας μυαλό. Δεν μπορείτε πάντα να βασίζεστε στο αφεντικό σας για να σας πει τι πρέπει να γίνει. Πολλά πράγματα μπορεί να πάνε στραβά σε μια μέρα εκτελεστικού και γι 'αυτό η προσδοκία είναι ζωτικής σημασίας.

Ωστόσο, είναι εξίσου σημαντικό να έχουμε τη σωστή προσέγγιση στα προβλήματα. Πάντα προσπαθήστε να είστε έτοιμοι με μια λύση ακόμη και πριν σας ζητηθεί και προσπαθήστε να έχετε και εναλλακτικές λύσεις.

# 2) Έχετε ένα παχύ δέρμα

Οι εκτελεστικοί βοηθοί συναντούν διάφορα είδη ανθρώπων κάθε μέρα και δεν είναι όλοι καλοί σε αυτούς. Μερικοί άνθρωποι μπορεί να έχουν μια κακή μέρα ή κάποιοι είναι φυσικά γκρινιάρης από τη φύση τους. Για να αντιμετωπίσετε αυτούς τους ανθρώπους, πρέπει να μάθετε να μην παίρνετε τίποτα προσωπικά. Συχνά χρειάζονται κάποιον να ξεφύγει. Δεν πρέπει να επιτρέψετε σε αυτό το είδος κριτικής να σας βλάψει.

Διαφορετικά, θα είστε πάντα εξαντλημένοι, απογοητευμένοι και ερεθισμένοι. Θα καθυστερήσετε επίσης στη δουλειά σας. Έτσι, εάν συναντήσετε τέτοια άτομα, πηγαίνετε για έναν περίπατο ή καφέ, διαλογισμό ή οτιδήποτε σας βοηθά.

# 3) Να είστε πρόθυμοι να πάρετε επιπλέον μίλια

Ένας καλός βοηθός πρέπει πάντα να είναι πρόθυμος να μάθει. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να μείνουν μπροστά από το νέο λογισμικό, τις διαδικασίες και την τεχνολογία. Έτσι, πρέπει να είστε ανεξάρτητος στοχαστής που δεν χρειάζεται πάντα κάποιον να σας καθοδηγήσει.

Μερικές φορές η δουλειά μπορεί να είναι συντριπτική, σε αυτές τις στιγμές, να παραμείνετε ήρεμοι, να δώσετε προτεραιότητα και, στη συνέχεια, να αναθέσετε την εργασία και την παρακολούθηση προληπτικά. Θα πρέπει να είστε ακούραστοι για την επίλυση των προβλημάτων, την αποφυγή της κρίσης και την τήρηση των δεσμεύσεων. Με λίγα λόγια, πρέπει να είστε πρόθυμοι, αξιόπιστοι, έξυπνοι και σίγουροι. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να είστε ένα πλεονέκτημα για τον οργανισμό.

# 4) Εθελοντής για Ειδικά Έργα

Εάν υπάρχει ένα ειδικό έργο σε εξέλιξη και το στέλεχος δεν έχει αρκετό αριθμό προσωπικού για να αφιερωθεί σε αυτό, προχωρήστε στον εθελοντισμό. Θα είναι λίγο πάρα πολύ για να εμπλακείτε στο έργο διατηρώντας παράλληλα την παλιά σας δουλειά, αλλά μην θεωρείτε ποτέ κάποια εργασία πολύ μικρή.

Συνήθεις ερωτήσεις

Ε # 1) Ποιες είναι οι τρεις κορυφαίες δεξιότητες ενός εκτελεστικού βοηθού;

Απάντηση: Οι δεξιότητες περιλαμβάνουν:

  • Πρέπει να είναι ικανός στην τεχνολογία.
  • Καλή σε προφορική και γραπτή επικοινωνία.
  • Πρέπει να ξέρουν πώς να οργανώνουν τα πάντα.

Ε # 2) Γιατί οι βοηθοί είναι σημαντικοί για τα στελέχη;

Απάντηση: Οι βοηθοί εξυπηρετούν τις ανάγκες των αφεντικών τους ατελείωτα και προβλέπουν επίσης τις ανάγκες τους. Κρατούν τα αφεντικά τους σε γνώση και έγκαιρα για τα πάντα. Με απλά λόγια, είναι καθήκον ενός βοηθού να διατηρεί τον διευθύνοντα σύμβουλο οργανωμένο και να τους κάνει να φαίνονται καλοί.

Q # 3) Πώς να γίνετε εκτελεστικός βοηθός του CEO;

Απάντηση: Πρέπει τουλάχιστον να έχετε πτυχίο πτυχίου μαζί με καλές δεξιότητες επικοινωνίας και γνώση της γλώσσας. Το να έχεις προχωρημένο πτυχίο βοηθά επίσης.

Q # 4) Ποια είναι η έννοια ενός εκτελεστικού βοηθού επιπέδου C;

Απάντηση: Επίσης γνωστό ως C-suit, είναι ένα επίθετο για την περιγραφή στελεχών υψηλού επιπέδου σε έναν οργανισμό. C σημαίνει αρχηγός. Οι ανώτεροι υπάλληλοι ή τα στελέχη C-level θεωρούνται ισχυροί και επηρεάζουν.

συμπέρασμα

Ως εκτελεστικός βοηθός, θα αρχίσετε να εργάζεστε με διάφορες εφαρμογές, εργαλεία και προγράμματα. Επίσης, πρέπει να εργαστείτε στις διαπροσωπικές σας δεξιότητες καθώς είναι εξίσου σημαντικό. Μπορείτε να μάθετε να χρησιμοποιείτε ένα νέο πρόγραμμα που θα σας βοηθήσει να κάνετε πολλές εργασίες. Αλλά για να είστε ο καλύτερος εκτελεστικός βοηθός, πρέπει να είστε σε θέση να προβλέψετε τι μπορεί να χρειαστεί το αφεντικό σας στη συνέχεια.

Θα πρέπει πάντα να είστε καλοί στην αντιμετώπιση δύσκολων ανθρώπων και να κατανοείτε πόσο σημαντική είναι η ιδιωτικότητα. Αυτές είναι οι βασικές δεξιότητες για έναν μεγάλο εκτελεστικό βοηθό.

Συνιστώμενη ανάγνωση

^